سرعت خود را کم کرده و ایمیل های بهتری بنویسید


در محل کار امروز ، سو mis تفاهم گسترده است. اگرچه ممکن است عادت های بد ارتباطی با همکاران اجتناب ناپذیر باشد ، اما ما همیشه باید تلاش کنیم تا با وضوح و همدلی ارتباط برقرار کنیم ، به خصوص وقتی بیشتر به کار از راه دور و ارتباطات دیجیتالی اعتماد کنیم. اولین قدم خوب برای بهبود عادت های ما چیست؟ یاد بگیرید که دقیق خواندن و نوشتن واضح به چه معناست.

چندی پیش ، ما اطلاعات را با همکاران خود در میز به اشتراک گذاشتیم ، به ایده های مردم گوش می دادیم و مطابق با آنها پاسخ می دادیم. امروزه ، بسیاری از این تبادلات به صورت نوشتاری (یا چاپی) انجام می شود – ایمیل فکر کنید ، متن ، پیام کوتاه – این بدان معناست که گوش دادن به معنای سنتی آن با خواندن متن روی صفحه جایگزین شده است. به گفته نائومی بارون ، زبان شناس ، مشكل این مسئله این است كه ما وقتی روی صفحه می خوانیم نسبت به وقتی كه چاپ می خوانیم ، كمتر می فهمیم. ما وقت کمتری را به خواندن مطلبی به طور کامل می گذرانیم و تمایل به مرور و جستجوی مراکز مهم داریم. و هنگامی که نوبت ما برای پاسخ دادن به یک پیام است ، از میزان ایمیل هایی که باید بنویسیم احساس غرق شدن می کنیم و در نهایت پاسخ های بی دقت ، کوتاه یا گیج کننده ای را ارسال می کنیم.

با توجه به اهمیت درک خواندن و نوشتن در زندگی مجازی ، وقت آن رسیده است که به یاد داشته باشیم ارتباط خوب چگونه است. همانطور که در کتابم توصیف کردم ، زبان بدن دیجیتال ، با دقت خواندن گوش دادن جدید است ، و نوشتن کاملاً همدلی جدید است. بنابراین قبل از ارسال ایمیل بعدی ، مکث کنید و این سه سوال را از خود بپرسید:

1. آیا ایمیل من خیلی کوتاه است؟

یکی از بارزترین دلایل کاهش مهارت خواندن ما در حین کار این است که ما اغلب با سرعت برق حرکت می کنیم ، که باعث شانه زدن جزئیات می شود. مسئله این است که بسیاری از ما در واقع آنقدر که دوست داریم فکر کنیم مشغول نیستیم. و این برای ما هزینه دارد: سرعت و اضطراب پیرامون آن تعهد ما نسبت به دقت ، وضوح و احترام را از بین می برد.

بنابراین ، سرعت خود را کم کنید و همیشه در جزئیات خود به جزئیات رجوع کنید. اگر کسی برای جلسه مجازی از طریق ایمیل جلسه کوتاه تری برای شما ارسال می کند ، به جای ارسال پاسخ ، به اجزای خاص ایمیل پاسخ دهید. این نشان می دهد که شما وقت گذاشته اید و واقعاً وقت و فکر دیگران را می خوانید.

اختصار سطوح بالای قدرت امری غیرمعمول نیست. متن های شلخته و ایمیل های شلخته ، جملات بد ، دستور زبان بد ، املای وحشیانه – پیام این است: “ما وقت نگرانی نداریم!” در یک بانک سرمایه گذاری یک شوخی وجود داشت که هرچه سن شما بالاتر است ، به شخصیت های کمتری نیاز دارید تا بتوانید قدردانی خود را از طریق متن یا ایمیل ابراز کنید. شما کار خود را با “بسیار متشکرم!” آغاز کردید و پس از یکی دو بار ارتقا ، به “متشکرم” کاهش یافت.

کوتاهی می تواند شخص را مهم جلوه دهد ، اما همچنین می تواند به تیم و تجارت شما آسیب برساند. دریافت ایمیل در slapdash به این معنی است که گیرنده باید وقت بگذارد تا معنی آن را رمزگشایی کند ، این امر باعث تأخیر می شود و به طور بالقوه منجر به خطاهای پرهزینه می شود. و به گفته دانیل گونراج ، استاد روانشناسی در دانشگاه بینگهامتون ، هنگامی که از علائم نگارشی که بیشتر با اختصار مرتبط می کنیم – جمله ترسناک جمله آخر جمله – استفاده می کنیم ، خود را غیر صادق می دانیم.

مدیرعامل ، که من او را تام صدا خواهم کرد ، در دفتر ما به دلیل بی احتیاطی و کوتاهی خود شناخته شده بود. یک بار ، وقتی یک گزارش مستقیم به او ایمیلی فرستاد که “تام ، آیا می خواهی با این طرح جلو بروی یا ما باید اطلاعات بیشتری جمع کنیم؟” تام پاسخ داد: “بله.” متشکرم ، تام ، ما با یکی ادامه خواهیم داد ، یا هر دو ، یا هیچکدام. تصور کنید که تیم وی در بحث و گفتگو درباره مدت زمانی که باید منتظر بمانند قبل از اینکه کسی به آنها بگوید که به س answerال پاسخ نداده اند ، چه وقت تلف کرده است!

دکتر رهبری دکتر ژاکلین کاستنر این حرف را برای مجریان در مورد سهل انگاری دارد: “شما باید وقت پیدا کنید. در غیر این صورت شما برای کار مناسب نیستید و شخص دیگری مجبور است آن کار را انجام دهد. یا شاید لازم باشد برخی از مسئولیت ها را بارگیری کنید زیرا هیچ بهانه ای برای ارسال نامه های مرموز به مردم وجود ندارد. “رهبران نیازی به پاسخگویی به هر پیامی ندارند ، اما در صورت نیاز به رهنمودهای مهم ، ارتباطات آنها باید حداقل روشن باشد.

همچنین ، اصلاح ایمیل های خود را قبل از ارسال در نظر بگیرید. بسیاری از اوقات سوinter تعبیر به یک کلمه گمشده یا علائم نگارشی گمراه کننده می رسد. بنابراین ، از غلط های املایی و سایر برنامه های تصحیح استفاده کنید. تصحیح هم عادت است و هم مهارت: افتخارآفرینی با ارسال یک نسخه تمیز و بدون ابهام به مردم کمک می کند آنچه را که می نویسید با جدیت بیشتری دریافت کنند.

2. چه لحنی تنظیم می کنم؟

لحن – نگرش یا شخصیت کلی پیام – یکی دیگر از م keyلفه های اصلی مهارت های قوی خواندن و نوشتن است. شاید بیش از هر چیز ، این بهترین ابزار برای برقراری ارتباط همدلی باشد. بنابراین از خود بپرسید: گیرنده کیست؟ مخاطب کیست؟

یک چیزی که من به مشتری هایم که با ارتباطات دیجیتال دست و پنجه نرم می کنند می گویم این است که مطمئن شوند تأثیر بصری پیام خود را در ذهن دارند. توضیح خواهم داد.

ایتان ، مدیر جوانی که من مربی آن هستم ، یک بار به من در مورد تعاملی که با یک مدیر ارشد داشت و باعث احساس ارزشمند بودن و تحقیر شدن او شد ، به من گفت. همانطور که درخواست شده بود ، او برای این رهبر ارشد طرحی دقیق برای افزایش بهره وری در بین تیم های خود ارسال کرده بود. این طرح روش متفاوتی از کار را پیش بینی کرده است که یتان مطمئن بود می تواند به تیم ها کمک کند تا تلاش خود را تکرار نکنند و شفافیت جدیدی ایجاد کنند. ایتون از این طرح هیجان زده شد و حتی س questionsالات خاصی را برای جلسه بعدی تیم در نظر گرفت. در انتظار پاسخ مثبت ، شاید حتی چند س subsequentال بعدی ، آنچه او از قوه مجریه دریافت کرد این موارد زیر بود: “k”.

ببخشید چی؟ ک-چی؟ کی پاپ؟ اتان احساس گیجی و آزردگی کرد. تأثیر بصری “k” این بود که پیشنهاد روشن و جامع ایتان اصلاً شایسته پاسخ نیست. آیا مجریان حتی به طرح ایتان فکر کرده اند – یا آیا آنها آن را کاملا رد کردند؟ آیا “K” به این معنی بود که آنها به او چراغ سبز می دادند تا ادامه دهد ، یا این یک دستور ظریف بود که ایده احمقانه او را در پس زمینه قرار دهند؟ گفتن غیرممکن بود. همچنین ، رهبر ارشد آنقدر در مورد اتان فکر نمی کرد که نمی توانست بیش از یک نامه بنویسد؟ حتی چیزی که عابر پیاده مانند “خوب ، با شما تماس می گیرم” احترام و توجه بیشتری نسبت به “k” خواهد داشت.

کمبودهای لحن ، مانند آنچه توسط رئیس ایتان نشان داده شده است ، می تواند برای اخلاق مضر باشد و گیج کننده باشد. جای تعجب نیست که پاسخ به کار سخت کسی با پاسخ یک کلمه ای (یا یک حرفی) نشان دهنده عدم همدلی با فرد در انتهای دریافت کننده است. اگر چیز قابل قبولی ندارید در پاسخ به آن پاسخ ندهید. اگر یکی از آن روزهایی را دارید که نمی توانید به ایمیل توجه زیادی کنید ، سریع پاسخ دهید و تأیید کنید که آن را دریافت کرده اید و به آنها اعلام کنید که قصد دارید در اسرع وقت به آن پاسخ دهید.

3. آیا کمک خواهد کرد که در عوض صحبت کنیم؟

با وجود بسیاری از سیستم عامل های نوشتن که در اختیار ماست ، ما نیز می توانیم سوالات بسیار کوچک در ایمیل ها یا گپ های گروهی را بپرسیم. جلسات تلفنی ، ویدئویی یا زنده می تواند ما را مجبور کند که به جای طرح یک س littleال کوچک بعد از س nextال دیگر ، س questionsالات درست بپرسیم. همچنین می تواند باعث ایجاد صرفه جویی در وقت زیادی هنگام ایجاد سرقفلی شود.

یک مشتری آلمانی یک بار به من گفت: “من نامه های بی پایان و رفت و برگشتی با یک همکار فرانسوی و هندی داشتم که گفتگوی کتبی مداوم داشت ، بدون اینکه یکدیگر را درک کنیم ، بارها و بارها همان اساس را پوشش می داد. من آنها را وادار کردم هر دو با من تماس تلفنی بگیرند ، چند س questionsال را از چند طریق مختلف پرسیدم و به انتهای سوال رسیدیم. “

اگر به تازگی متن یا نامه الکترونیکی مبهم یا گیج کننده ای دریافت کرده اید ، از درخواست تماس تلفنی یا در صورت امکان ، گفتگوی ویدیویی یا رو در رو نترسید. اگر این گفتگوی حساسی است ، درخواست شماره گیری سریع نشانگر دقت شما است. به جای اینکه شما را بلاتکلیف جلوه دهید ، انتظار چند حرکت قبل از پاسخ به س questionsالات به دیگری نشان می دهد که در حال گوش دادن هستید و کار خود را جدی می گیرید.

عدم وجود نشانه هایی مانند تماس چشمی ، تن صدا یا زبان بدن برای روشن کردن منظور شخص دیگر ، ارتباط دیجیتال را به چالش می کشد. به جای زبان بدن سنتی ، داشتن مهارت خواندن و نوشتن با دقت برای سازمان هایی ضروری است که می خواهند مطمئن شوند تیم هایشان در یک صفحه هستند و در دنیای مجازی ما سرآمد هستند.


منبع: bighat-news.ir

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>