جلسات بین تیم ها نباید اتلاف وقت باشد


کار در سیلوها پر از چالش است ، به ویژه هنگامی که صحبت از جلسات می شود. جنگ های ذغال سنگ نارس ، سیاست داخلی و عدم تمرکز در گفتگوهای تولیدی دخالت می کند و منجر به اتلاف وقت و سرخوردگی می شود. خوشبختانه روش هایی برای حل سریع مشکلات ، کاهش تکرار و بهره وری بیشتر با تکنیکی به نام وجود دارد ادعا كردن. این روند به شما امکان می دهد با استفاده از پنج مرحله قرار ملاقات ها و نتایج آنها را ادعا کنید.

ابتدا با باز کردن جلسه با خلاصه ای زمینه ایجاد کنید. دوم ، مشکل یا فرصت بارگیری مجدد اعضای تیم را به کار مناسب اعلام کنید. سوم ، نتیجه را با شناسایی آنچه می خواهید در طی دوره داده شده بدست آورید به خاطر داشته باشید. چهارم ، با ارائه دستورالعمل هایی در مورد چگونگی مشارکت اعضا ، حرکات آنها را هدایت کنید. سرانجام ، قبل از اینکه خود را در این بحث غرق کنید ، با باز کردن کف افکار اعضای تیم ، نظر آنها را دعوت کنید.

دانش ناامیدکننده ای از جلسات با بخشهای دیگر وجود دارد ، و در نتیجه می توانید حتی قبل از شروع مکالمه پیش بینی کنید: سران سر تکان می دهند ، اظهارات مبهم وجود دارد یا فراخوانی برای اطلاعات بیشتر ، و سپس قطعاً دفعه دیگر همان مکالمه را تکرار می کنید. چشم ها می چرخد ​​، پیشرفت متوقف می شود ، اما هیچ کس به این اتلاف کلمات و وقت احتیاج ندارد.

در کار با تیم های اجرایی ، دریافتم که یکی از بزرگترین چالش هایی که مشتریانم با آن روبرو هستند ، تلاش برای کار در سیلوها به دلایل زیادی است. اول ، آنها تمایل دارند که به سرعت در یک برنامه مشترک برای تیم خود گرد هم آیند و خود را از اهداف گروه دیگری جدا کنند. بسیاری از تیم ها نیز با باورهای غلط از بازی با جمع صفر کار می کنند. برای به دست آوردن تعداد بیشتر ، تأیید پروژه یا توجه ، آنها احساس می کنند که باید آن را از همتایان خود که از طریق شاخه دیگری از سلسله مراتب گزارش می دهند جدا کنند.

جلسات مظهر این عدم امنیت است. از یک طرف ، شرکت کنندگان در جلسه نمی خواهند که مطابق ارزش های همکاری و سخاوت شرکت رفتار نکنند. اما از طرف دیگر آنها نمی خواهند از چمن خود عقب نشینی کنند. بنابراین ، آنها با استفاده از اصطلاحات رمزگذاری شده مانند “بیایید با هم برگردیم و این را با داده های بیشتری بررسی کنیم” یا “با تشکر از بازخورد ، نگاهی خواهیم انداخت” به یک اسکراب مخفی مبدل به آشتی متعهد می شوند. با تمرکز بر سیاست داخلی ، سازمان ها از مشتری غافل می شوند و مزیت بازار را به رقبای خود واگذار می کنند.

خوشبختانه ، یک روش سریع و آسان برای استخراج آب بیشتر از هر جلسه وجود دارد – برای حل سریع مشکلات ، کاهش تکرارها و بهره وری بیشتر. این روشی است که من از آن استفاده می کنم ادعا كردن.

هنگامی که من کار خود را از مهندسی به HR در مایکروسافت تغییر دادم ، شغل من ایجاب می کرد که مرتباً به مدیر عامل و مجموعه C ارائه دهم. پس از تغییر رشته ها ، من چیزهای زیادی برای یادگیری در محل کار داشتم ، از جمله اینکه چگونه می توانم از جلسات با مدیران نمایندگی واحدهای مختلف با توافق نامه های جداگانه دور شوم. از طریق آزمون و خطا ، من فرایند درخواست پنج مرحله ای را ابداع کردم – روندی که به طور موثر جلسات و نتایج آنها را ادعا می کند. در طول 15 سال گذشته ، بسیاری از مشتریان اجرایی من درخواست کرده اند که برای همه جلسات به طور منظم توصیف شود. این به آنها کمک می کند تا گفتگوها را ساده کنند ، در دستیابی به نتایج استراتژیک تر باشند و از سردرگمی و اختلاف نظر در بخشهای قبلی بکاهند.

در اینجا پنج عنصر برای دستیابی به یک ادعای بزرگ وجود دارد:

ایجاد زمینه.

برای جلوگیری از بحث در مورد موضوعات قبلی یا برنامه های دوئل ، جلسه خود را با یک خلاصه باز کنید. به عنوان مثال ، “هنگامی که ما آخرین بار ملاقات کردیم ، در مورد مسائل مربوط به راه اندازی Widget X بحث کردیم. عدم انسجام منطقی و برنامه ریزی کافی وجود داشت. تیم آزمایش ما نتوانست یک چرخه اعتبار سنجی را تعیین کند و توسعه دهندگان به جای رفع اشکالات موجود شروع به تعقیب شی براق بعدی کردند. در نتیجه ، ما به مدت یک ماه پنجره اصلی فروش خود را از دست دادیم. ما توافق کردیم که بعد از اینکه هر تیم فرصتی برای بررسی ، معیارهای ورود و خروج خود برای هر مرحله داشت ، دوباره دیدار کنیم. “به طور خلاصه موضوع اصلی مکالمه قبلی و اجماعی که در پایان حاصل شد ، در ابتدا همه را در یک صفحه قرار می دهید.

مشکل یا فرصت را اعلام کنید.

شرکت کنندگان موافقت کردند که در این جلسه شرکت کنند ، اما ممکن است برای اولویت بندی موضوع یا پروژه نسبت به سایر کارهایی که ذهن و تقویم آنها را شلوغ می کند ، لازم باشد دوباره درگیر شوند. با مشخص کردن درد ناشی از عدم حل این موضوع در حال حاضر ، توجه مخاطبان خود را جلب کنید. به عنوان مثال ، “راه برای هر یک از محصولات ما در تقویم مملو از وثیقه است – ایجاد تأخیر ، ناامیدی و گفتگوهای بی ربط بین تیم ها. با گردهم آوردن افراد از هر تیم در کنار هم می توانیم این مشکل را حل کنیم و مشتریان را جلب کنیم و رقبا را به چالش بکشیم. با توجه به آخرین اعلامیه مسابقه ، ما باید این کار را اکنون شروع کنیم و بنابراین با Widget Y سرعت بیشتری در بازار داریم. “وقتی این مرحله از روند ادعاها اهمیت ، فوریت و سود عینی را برای همه حاضر نشان می دهد ، حاضران بلافاصله توجه می کنند.

با فکر خروج وارد شوید.

برای اطمینان از سرمایه گذاری ، این مشکل معمولاً دلهره آور است و در یک بحث حل نمی شود. با ایجاد معیارهای خروج برای موفقیت در جلسه فعلی شروع کنید – اینکه چگونه تعیین می کنید موفقیت آن جلسه چگونه است و می خواهید با گذشت زمان به چه نتیجه ای برسید. به عنوان مثال ، “هدف امروز این است که نقشه راه جمعی ما را با هم مرور کنیم و بفهمیم چه چیزهایی از دست رفته یا نادرست است.” نتایج عادی همه را متمرکز نگه می دارد و به شما امکان می دهد انحرافات را در یک لیست برای بررسی آینده ثبت کنید.

اشاره های آنها را هدایت کنید.

برای شرکت کنندگان توضیح دهید که چگونه باید در اهداف مشخص شده در مرحله قبل سهیم باشند ، آیا این به معنای اختراع ، بحث ، تصمیم گیری ، تعریف ، اعلام یا تأمین منابع است. وقتی هدف شما نزدیک شدن در یک تصمیم گیری است ، افراد فاقد جهت گیری می توانند شروع به تفکر و اختلاف کنند. وقتی می خواهید تا آنجا که ممکن است ظهور کنید ، آنها می توانند در جزئیات یک ایده گم شوند. یا بدتر از این ، آنها می توانند ایمیل ها را بررسی و توجه کنند زیرا به طور خاص از آنها برای مشارکت دعوت نشده است. به عنوان مثال ، “ما به دنبال افرادی هستیم که در خارج از دپارتمان شما طوفان فکری کرده و گزینه هایی را ارائه دهند.” همچنین از اینکه جلسه چیست ، آگاه باشید. نه ، مانند “ما به شما یادآوری می کنیم که امروز برای تصمیم گیری در اینجا نیستیم ، بلکه برای تولید هرچه بیشتر ایده ها و آشکار کردن هرچه بیشتر اطلاعات گمشده هستیم. جلسه بعدی ما تصمیمات اصلی برای نهایی کردن نقشه راه را پوشش می دهد. “وقتی شرکت کنندگان دقیقاً می دانند چه کاری باید انجام دهند ، نتایج بیشتری می دهند و احتمال انجام بسیاری از کارها کمتر است.

از مشارکت آنها دعوت کنید.

حتی پس از چهار مرحله اول درخواست جلسه ، ممکن است مواردی در لیست شرکت کننده وجود داشته باشد که آنها بخواهند درباره آنها بحث کنند یا حواسشان را پرت کند. قبل از اینکه در این موضوع غرق شوید ، زمینه افکار آنها را باز کنید. به عنوان مثال ، “آیا مورد دیگری برای پوشش این جلسه یا فیلم در پارکینگ برای بحث دیگری وجود دارد؟” این به همه اطمینان می دهد که نگرانی های آنها در این گفتگو یا گفتگوی آینده برطرف خواهد شد و آنها می توانند روی بالاترین اولویت در دستور کار است.

. . .

علی رغم بهترین نیت شما برای شروع جلسه خود با پای راست ، مواقعی وجود دارد که مکالمه در مسیر خاص خود پیش خواهد رفت. در اواخر جلسه فراموش نکنید که بهبود جلسه شما بحث را در برابر ادعای اصلی خود بررسی کنید تا ببینید چه چیزهایی بدست آمده و چه چیزهایی نرسیده است. علاوه بر ردیابی واضح نام مالکان و تاریخ عناصر اقدام ، آیا نیازی به بحث بیشتر در مورد عناصر موجود در معیارهای خروج شما است؟ چگونه روند از طوفان مغزی به یک راه حل تبدیل می شود؟ چگونه افراد را درگیر یا مطلع نگه دارید؟ با تنظیم درخواست خود در هر دو طرف جلسه ، اطمینان حاصل می کنید که اهدافی که در ابتدا از آنها مراقبت کرده اید ، پیگیری می شوند.

قبل از دعوت دوباره افراد از گروه های مختلف ، اطمینان حاصل کنید که هیچ بخشی از جلسه شما بی ادعا نمی ماند. به جای از دست دادن هدف ، اتلاف وقت و تضعیف روحیه ، از قبل برای جلساتی که مشکلات را برطرف می کنند و کارایی را افزایش می دهند ، آماده شوید.


منبع: bighat-news.ir

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>