[ad_1]

آیا سرمایه گذاری در سیستم های جدید فناوری اطلاعات در واقع باعث صرفه جویی در وقت سازمان ها می شود؟ برای پاسخ به این س ،ال ، محققان تحقیقی را برای تخمین هزینه زمان اجرای محصولات جدید IT برای سازمان ها انجام دادند. نتایج نشان می دهد اگرچه معرفی فن آوری های جدید مطمئناً دارای مزایایی است ، اما جای کار بر روی کارگران بی خبر را نیز می گیرد.

ارائه دهندگان فناوری اطلاعات (IT) معمولاً ادعاهای جسورانه ای در مورد چگونگی افزایش کارایی محصولات سازمان در محصولاتشان دارند. اما مدیران مشاغل باید تردید داشته باشند. آیا این فناوری ها در واقع با انتقال کار به مدیران خط و کارمندان در وقت کارکنان صرفه جویی می کنند؟

در مطالعه 247 برنامه نرم افزار تجاری ، نشان دهنده 28 نوع نرم افزار ، متوجه شدیم که بدون استثنا ، هر محصول نرم افزاری ادعا می کند که از طریق مکانیزم های مختلف (به عنوان مثال ، انواع مختلفی از اتوماسیون ، سیستم های هشدار دهنده ، ادغام با سایر نرم افزارها ، اسناد دیجیتال) در وقت کارکنان صرفه جویی می کند. ، مدیریت پایگاه داده و گزارش داده). بدون شک ، سازمان ها تا حدی کارآیی کسب کرده اند ، اما ما متوجه شده ایم که سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات منجر به هزینه های قابل توجهی می شود که مدیران خط و کارکنان مورد حمایت آنها را تحت فشار قرار می دهد. به عنوان مثال ، در حالی که کارکنان منابع انسانی در طول تاریخ مزایای کارکنان را توضیح داده و اسناد خود را تکمیل می کنند ، اکنون آنها کارمندان را به یک پورتال منابع انسانی هدایت می کنند و کار را به دست یک کارمند جدید می سپارند. کارمندان وظیفه یادگیری و انتخاب گزینه های ترجیحی خود و همچنین حفظ و به روزرسانی اطلاعات خود را دارند ، در حالی که در پیچ و خم پنجره ها ، دکمه ها ، منوهای کشویی و یک جریان منطقی پیمایش می کنند که فقط برای کسی که در سیستم آموزش دیده باشد منطقی است.

این فرآیند زمان می برد ، همانطور که هرکسی از آن آگاه بوده است – و گاهی اوقات نیز زمان زیادی می برد. س forال برای شرکت ها این است: آیا ارزش آن را دارد؟

برای پاسخ به این س ،ال ، ما مطالعه ای را برای تخمین هزینه زمان اجرای محصولات جدید IT برای سازمان انجام دادیم. تحقیقات ما نشان می دهد اگرچه معرفی محصولات جدید فناوری اطلاعات مطمئناً مزایایی برای سازمان ها دارد ، اما کار در مورد کارگران بی خبر را نیز منتقل می کند و سود مورد ادعای فروشندگان فناوری اطلاعات را تضعیف می کند.

نتایج مطالعه ساعتهای واقعی صرف آموزش سیستمهای IT در یک سازمان بزرگ

مطالعه ما به دنبال درک هزینه های واقعی مربوط به جابجایی در بین 8000 کارمند مدیریتی و حرفه ای در یک بخش دولت فدرال است. ما با یک مطالعه مقدماتی برای شناسایی سیستم های IT که کارمندان باید یاد بگیرند شروع کردیم. ما بیش از 250 بسته نرم افزاری پیدا کردیم که آنها را به 18 دسته جداگانه تقسیم کردیم. سپس ما یک مطالعه تجزیه و تحلیل شغل در مقیاس بزرگ انجام دادیم تا اندازه گیری کنیم که هر کارمند چند ساعت را برای مطالعه هر نوع سیستم IT صرف کرده است. این نظرسنجی بر اساس یک نمونه نماینده 900 نفر از مدیران و کارمندان انجام شده است. جداول زیر یافته های ما را مرتب می کند.

ما پرسیدیم که آیا کارمندان واقعاً از یک برنامه استفاده کرده اند ، میزان نیاز به یادگیری آن و مدت زمانی که برای یادگیری آن در دو سال گذشته صرف کرده اند. (به استثنای برنامه های پردازش کلمه و مرورگرهای اینترنتی ، همه برنامه های IT ذکر شده به مدیران و کارمندان منابع انسانی تحمیل می شوند.)

تقریباً همه مجبور بودند برای یادگیری برنامه های جدید وقت بگذارند ، اما شدت زمان به تعداد کارمندان و برنامه ها بستگی دارد. برنامه های دسترسی به اسناد ، درخواست های خدمات ، مسافرت و مرخصی و برنامه های تلفن همراه توسط بیشتر کارمندان استفاده می شود و بالاترین شرایط آموزش را دارند. برنامه های کاربردی برای برنامه ریزی شغلی ، مدیریت پایگاه داده ، خرید ، مدیریت مالی و مدیریت کمک هزینه به همان اندازه پیچیده آموزش و نیاز به زمان داشتند ، اما توسط کارمندان کمتری استفاده می شد. برنامه های مرسوم مانند پردازنده های کلمه و مرورگرهای اینترنت به کارکنان وقت کمی نیاز دارند. برنامه های منابع انسانی از نظر ارزیابی عملکرد ، مدیریت شغلی ، خدمات منابع انسانی ، دسترسی به داده های شخصی منابع انسانی و آموزش تقریباً توسط همه کارمندان استفاده می شود و نیاز به سرمایه گذاری متوسط ​​دارد. استفاده از رتبه های رسانه های اجتماعی در وسط قرار دارد ، زیرا برای همه مشاغل مورد نیاز نیست.

ما دریافتیم که زمان واقعی صرف یادگیری نرم افزار جدید قابل توجه است. به عنوان مثال ، از بین کارکنانی که از نرم افزار استفاده می کنند ، به طور متوسط ​​برای 18 نوع ، 34٪ وقت خود را صرف آموزش نمی کنند ، 41٪ 1-5 ساعت ، 11٪ 6-10 ساعت و 14٪ بیش از 10 ساعت در دو سال گذشته این بدان معنی است که یک کارمند متوسط ​​هر دو سال (45 ساعت) حدود یک هفته را صرف آموزش برنامه های نرم افزاری می کند. با در نظر گرفتن کلیه کارمندان بخش و هزینه های متوسط ​​حقوق آنها ، این بدان معناست که 26 میلیون دلار هر دو سال یا 13 میلیون دلار در سال برای یادگیری در مورد این سیستم های نرم افزاری در آن سازمان هزینه می شود.

توصیه هایی بر اساس تحقیقات ما

اول و مهمترین ، مدیران باید از تغییر بار کاری که هنگام سرمایه گذاری در محصولات جدید IT رخ می دهد ، آگاه باشند. این آگاهی می تواند نه تنها برای کارمندان ، بلکه همچنین برای بخش پرسنل که تصمیم می گیرد کدام سیستم ها را از ارائه دهندگان فناوری اطلاعات خریداری و اجرا کند ، می تواند مفید باشد. به عبارت دیگر ، هنگامی که بخش در حال بررسی سیستم های جدید فناوری اطلاعات است ، آنها مجبور نیستند خود در مورد اجرا تصمیم بگیرند. آنها ابتدا باید تأثیر بالقوه بر مدیران و کارکنان خط را ارزیابی کنند.

به همین منظور ، برخی از سازمان ها از قبل فرآیندهای موثری دارند که گویا است. به عنوان مثال ، دفتر مدیریت و بودجه (OMB) در دولت فدرال به عنوان یک دروازه بان برای جلوگیری از ایجاد فشار بیش از حد برای مردم آمریکا عمل می کند. هر زمان که یک آژانس دولتی فدرال بخواهد از مردم مانند پر کردن فرم یا نظرسنجی جدید چیزی را درخواست کند ، آنها باید تأیید OMB را کسب کنند ، که به شرح مفصلی از نیاز و هزینه بارگذاری برای شهروندان نیاز دارد. برخی از شرکت های خصوصی دارای سیستم های مشابه هستند. به عنوان مثال Walgreens زمان و میزان ادارات شرکت ها را می تواند 9000 فروشگاه را با درخواست اطلاعات یا ابتکارات دیگر بارگیری کند. این مدیریت متمرکز تضمین می کند که فروشگاهها به طور هم زمان یا در فصول شلوغ برای سفارشات بیش از حد بار ندارند و حواس پرتی را از کار اصلی آنها در فروش محصولات محدود می کند.

هر سازمانی باید برای آزمایش سیستم های IT آینده ، چنین فرایندی را در نظر بگیرد قبل از درگیر کردن زمان کارکنان شرکت و دلار برای اجرای آنها.

[ad_2]

منبع: bighat-news.ir