[ad_1]

فرهنگ ایمیل از بین رفته است – و برای رفع آن نیاز به تلاش هماهنگ است. برای مبتدیان ، افراد باید بیش از محافظت از صندوق های پستی خود فکر کنند ، در عوض بر کاهش کلی ترافیک ایمیل تیم متمرکز شوند. نویسندگان اصول آداب را مرور می کنند و سه عادت استراتژیک را پیشنهاد می دهند که می تواند به تیم ها و سازمان ها کمک کند تا به آنچه که آنها می خوانند حرکت کنند. فرهنگ ایمیل دلسوزانه.

همه ما یک رویای دست نیافتنی را دنبال می کنیم: ایمیل دریافتی منظم ، به روز و خالی. اما باید بپذیریم که دستیابی به یک صندوق پستی صفر دشوار است – و گاهی اوقات غیرممکن. مهم نیست که چند زیر پوشه ایجاد می کنیم یا خبرنامه ای را لغو اشتراک می کنیم ، ایمیل ها می رسند و ما را زیر پست فعلی متعهد می کنند.

غریزه مدیریت فقط صندوق پستی شخصی ما کافی نیست. وقت آن است که اسکریپت نحوه مدیریت ایمیل ها را معکوس کنیم. راز؟ روی محافظت تمرکز کنید دیگران صندوق های پستی ، نه خود شما. وارونگی ممکن است به صورت غیر شهودی به نظر برسد اما موثر است – و وقتی همه این کار را می کنند ، منجر به آنچه ما می گوییم می شویم فرهنگ ایمیل دلسوزانهجایی که تیم ها برای کاهش بازدید کلی از ایمیل با هم کار می کنند. تمرکز را حرکت دهید: اولویت را به یکدیگر اختصاص دهید.

اصول آداب و رسوم برچسب

محافظت از صندوق های پستی همکاران شما با رفع اصول اولیه شروع می شود. بیاید مرور کنیم:

  • قبل از کلیک روی ارسال ، لیست گیرنده خود را تهیه و تمرکز کنید. آیا واقعاً همه باید در مورد موضوع باشند؟ همه موارد غیرضروری را حذف کنید. همیشه می توانند بعداً اضافه شوند.
  • مختصر و به صورت سازمان یافته بنویسید. محتوای هر پیام باید مشخص و مشخص باشد: س questionال ، درخواستی که باید تأیید شود یا اطلاعاتی که باید ارائه دهید چیست؟
  • آگاهی موقعیتی را اعمال کنید. از خود بپرسید: آیا واقعاً این مکالمه باید از طریق ایمیل انجام شود؟ آیا می توان در عوض این یک تماس تلفنی یا تصویری بود؟ بسیاری از پیام ها را می توان به تماس بعدی یا قرار ملاقات منظم موکول کرد.

این اصول اساسی هستند زیرا ما سه عادت استراتژیک اضافه می کنیم که به تیم شما کمک می کند تا به سمت یک فرهنگ ایمیل دلسوز حرکت کند: نسخه کور (BCC). وقت خوش؛ و کنسول ها

به BCC فکر کنید

بسیاری از ما کاملاً BCC را نادیده می گیریم – می دانیم که آنجا وجود دارد ، اما کاملاً مطمئن نیستیم که چگونه و چه موقع از آن استفاده کنیم. حقیقت این است که BCC می تواند و باید برای ایمیل های مکرر و گروهی (دو یا چند نفر) استفاده شود. برای هر ایمیلی که به ارتباط مستقیم بین گیرندگان نیاز ندارد ، از BCC استفاده کنید. این امر امکان گسترش بی مورد مکالمه یا انحراف موضوع را از بین می برد. اگر بحث به صورت گروهی مورد نیاز است ، جلسه ای را در نظر بگیرید.

برای درک نحوه استفاده از BCC ، مهم است که ابتدا نحوه استفاده را بفهمیم نه استفاده از آن به دلیل عملکردی که دارد – همه گیرندگان خط BCC کور هستند یا از طریق ایمیل برای دیگران قابل مشاهده نیستند – شهرت BCC شهرت متفاوتی دارد. این روش اغلب به عنوان راهی برای تسهیل مکاتبات مخفی یا اجازه دادن به کسی برای پنهانی کردن یک خط ارتباطی دیده می شود. داریم می کنیم نه این عمل را توصیه کنید ما این برچسب را غیرحرفه ای ، بی احترامی ، ناعادلانه می دانیم و می توانیم به سرعت اعتماد به یک تیم را تضعیف کنیم.

به همین دلیل است که لازم است همیشه در بدن مشخص شود که چه کسی ایمیل را دریافت می کند ، حتی اگر در خط BCC باشد. به عنوان مثال ، “عزیزان دیوید ام. و بورلی جی” یا “سلام تیم مدیریت” را در ابتدای ایمیل خود بنویسید و این صفحات را در خط BCC قرار دهید. این شفافیت باعث ایجاد اعتماد ، شفافیت و امنیت روانی می شود. همچنین از گیرنده هایی که نمی خواهند آدرس ایمیل آنها به اشتراک گذاشته شود محافظت می کند.

علاوه بر این ، استفاده از BCC خطر پاسخ به همه پاسخ ها را کاهش می دهد ، که می تواند به سرعت صندوق ورودی همه را بهم ریخته باشد. تصور کنید یک ایمیل در ارتباط با یک رویداد جمع آوری کمک یا شام به کل اداره ارسال می شود. با آدرس دهی به کلیه گیرندگان در خط To ، این یک ایمیل می تواند چندین پاسخ را در گروه افزایش دهد. یک رویکرد متفکرانه تر؟ همه را به خط BCC منتقل کنید ، در سلامی که برای او ایمیل ارسال می کنید بنویسید و ارسال کنید. اگر به پاسخ افراد احتیاج دارید ، خوب است. آنها می توانند مستقیماً به شما پاسخ دهند. در صورت لزوم ، می توانید پاسخ های گروه بزرگ را از طریق BCC در یک ایمیل پیگیری و خلاصه کنید.

در مورد هوا با وجدان باشید

ساعت ها متفاوت است (به ویژه در یک محیط کار ترکیبی) ، اما معمولاً می توان فرض کرد که آنها از ساعت 9:00 صبح تا 5:00 بعد از ظهر از دوشنبه تا جمعه هستند. تمام تلاش خود را انجام دهید تا مطمئن شوید که زمان تحویل ایمیل ها با ساعت کار گیرندگان متناسب است. مکاتبات خارج از کلاس به طور ناعادلانه حواس گیرنده است ، که ممکن است به صورت انعکاسی احساس کند نیاز به پاسخ سریع دارد. سپس این اثر دومینو گیرنده را از اوقات فراغت کاملاً شایسته خارج کرده و به کار خود بازمی گرداند. از طریق ایمیل دلسوزانه می توان برای پیام های “خارج از کار” استفاده کرد – اگر همکار شما در تعطیلات یا مرخصی خانوادگی است ، از قوانین پیروی کنید و با به تعویق انداختن ایمیل به آنها مکان دهید. احترام به ساعت به معنای رعایت مرزهای تیم شما است.

متوجه شدیم. خودداری از پاسخ دادن به نامه الکترونیکی پس از رسیدن آن ، دشوار است. می توانید در خارج از ساعات کاری یک ایمیل بسازید و آن را برای استقرار در زمان بازگشت گیرنده خود به صورت آنلاین برنامه ریزی کنید (اطلاعات بیشتر در یک ثانیه). و اگر چیزی خیلی فوری است و شما کاملاً نمی توانید صبر کنید ، به هر حال ایمیل راه نادرستی برای برقراری ارتباط است: تلفن را بردارید و تماس بگیرید.

از افزونه ها استفاده کنید

وقتی نوبت به برنامه ریزی پیام ها می رسد ، برنامه های دستیار ایمیل مانند افزونه هایی مانند Boomerang و Hubspot دوستان شما هستند. برخی از سرویس های ایمیل (به عنوان مثال Gmail و Microsoft Outlook) دارای ویژگی های برنامه ریزی تحویل ایمیل یکپارچه هستند. با استفاده از این ابزارها ، می توانید بعد از ساعت کاری روز جمعه یک ایمیل بسازید و زمان ارسال آن را برای صبح روز دوشنبه تنظیم کنید. این عمل بی تأثیر نیست؛ آن را به عنوان دلسوزی برای دیگران و صندوق پستی آنها در نظر بگیرید.

مورد مهم دیگر استفاده از افزونه هایی که از صندوق ورودی تیم شما محافظت می کنند: تعیین وقت ملاقات ها. ایمیل هایی که با “آیا می توانیم هفته آینده ملاقات کنیم؟” شروع می شوند م effectiveثر نیستند: آنها قبل از یافتن زمان و تاریخ مناسب به راحتی منجر به برقراری ارتباط رو به جلو و عقب می شوند. درعوض ، با استفاده از افزونه های تقویم موجود در اکثر سیستم عامل های ایمیل ، ایمیل ها را قطع کرده و قرار ملاقات ها را برنامه ریزی کنید. نرم افزار شخص ثالث ، مانند Calendly ، می تواند به صورت خودکار قرار ملاقات ها را بر اساس در دسترس بودن تیم تعیین کند ، تقویم ها را پر کند و به طور خودکار پیوند جلسه مجازی را شامل شود. و اگر نمی خواهید از نرم افزارهای اضافی استفاده کنید ، همچنان می توانید به طور م effectivelyثر از پیوندهای غیر ضروری همسریابی جلوگیری کنید. ساعاتی را که می توانید ملاقات کنید از قبل مشخص کنید و از همکار خود بخواهید که فاصله زمانی نهایی را در پاسخ شما تأیید کند. پس از تأیید ، نیازی به پاسخگویی ندارید – فقط برای تقویم و مکان جلسه دعوت نامه ارسال کنید (یا پیوندی به یک کنفرانس ویدیویی). برای جلوگیری از ایمیل دیگر ، پیوندها و اسناد مرجع مربوطه را در دعوتنامه قرار دهید.

برخی از برنامه های نرم افزار پست الکترونیکی ، مانند Microsoft Outlook ، دارای ویژگی “مانند” هستند که اعلانی را با یک کلیک ارسال می کند که هم پیام دریافت و هم پیام پشتیبانی است. این یک ابزار ساده و در عین حال قدرتمند است که به جوشاندن پاسخ های احتمالی ایمیل به انگشت شست کمک می کند. اگر سیستم عامل ایمیل شما این ویژگی را دارد ، سعی کنید از آن استفاده کنید و از گیرنده های خود بخواهید که آن را به عنوان توافق “پسند” کنند.

نتیجه

استفاده از این مفاهیم قدرتمند ، همراه با رعایت اصول آداب و معاشرت ، به شما کمک می کند از صندوق های پستی همکاران خود محافظت کرده و فرهنگ دلسوزانه نامه الکترونیکی را پرورش دهید. هنگامی که این تغییر را متحمل می شوید ، یک بحث مداوم با تیم خود برای شناسایی و توافق بر روی بهترین روش های ایمیل ، شناسایی زمینه های پیشرفت و شکل گیری انتظارات واقع بینانه به عنوان یک تیم ، با تیم خود شروع کنید.

با در نظر گرفتن صندوق ورودی کارگروه خود ، همه ایمیل های کمتری را بررسی می کنند. ما تشخیص می دهیم که این تغییر ممکن است نیاز به تجهیز مجدد عادات معمول شما داشته باشد که ممکن است دشوار باشد. اشتباهات و استثناهایی ساخته خواهد شد ، ما نیز آنها را مرتکب می شویم. اما اگر جامعه جمعی شروع به احترام به حجم کار و برنامه دیگران کند ، ایمیل های کمتری در اطراف وجود خواهد داشت. در این مدل همه برنده می شوند.

[ad_2]

منبع: bighat-news.ir